Välj rätt TA-system
Att välja TA-system för sin rörelse är ett stort steg. Det krävs mycket funderingar kring företagets behov och därpå välja rätt system. Givetvis finns det ett stort antal faktorer att tänka på inför valet av TA-system.
Det är inte endast de tekniska funktionerna som måste vara betydande när ett TA-system ska införskaffas. Vem vill äga ett system som ständigt krånglar? På samma sätt som man vill att motorn i bilen ska vara pålitlig och bidra till otaliga felfria mil, vill man också att sitt TA-system ska vara tillförlitligt. Det är ju enormt relevant att systemet ständigt är tillgängligt och att det inte ideligen drabbas av driftfel. Ifall systemet är ur funktion fungerar ju inte det viktigaste, d.v.s. att beställa transporter.
Det kan bli mycket kostsamt och ansträngande ifall verksamhetens transporter blir stående. Det påverkar nämligen i många led. Den som vill vara ordentligt säker på att få ett stabilt och säkert TA-system bör välja ett av de etablerade systemen. Det är en trygghet i sig eftersom de är väl utarbetade och har sannolikt gått igenom omfattande uppdateringar medan systemet existerat på marknaden.
Det som är definitiv avgörande, eller i alla fall ett högst rekommenderat råd, är att välja ett TA-system med så hög ”upptid” som möjligt. Även om det tycks vara omöjligt med en upptid på 100 % så bör man sträva efter att komma så nära som möjligt. Den procentuella siffran beskriver i vilken mån TA-systemets servrar är verksamma. Att tänka på upptiden är extra angeläget om organisationen är omfattande och TA-systemet används av många olika administratörer.
Tänk på att ta fram en beräkning för framtiden innan du väljer TA-system. Volymerna inom verksamheten kan ju mycket väl komma att förändras längre fram i tiden och det tvingas givetvis även TA-systemet vara beredd på. Därför måste företaget kalkylera med vilka behov som måste mötas i nuläget, men även i framtiden.
För att ta fram en adekvat behovsanalys måste en del fundamentala frågor redas ut och analyseras över tid. Hur många transporter kommer registreras? Hur många användare ska vara anslutna till systemet? Ytterligare relevanta frågor är ifall de vanligaste transportörerna är anslutna till systemet samt om det är möjligt att addera transportörer som inte redan finns i systemet.
Den som ändå är tvekande i sin uppskattning gör rätt i att välja ett grundpaket. Det är relevant att det är ett paket som okomplicerat och smidigt kan uppgraderas. Det är nämligen både tidskrävande och en onödig procedur att byta TA-system helt och hållet.
Men den som verkligen vet vad verksamheten kräver av ett TA-system, och önskar mer avancerad funktionalitet, ges självfallet opportunitet att uträtta mer än enbart abonnera transporter. Det ultimata är att ringa och samtala med leverantörer och kolla upp vilka möjligheter som finns. Det kan exempelvis handla om olika prisfunktioner, ytterligare aviseringsmöjligheter samt integrationer till e-handelssystem eller affärssystem och mycket mer.
I övrigt är det oerhört fördelaktigt om det ingår support för TA-systemet. En god support bör vara snabb och pålitlig därtill ingå i den totala kostnaden för TA-systemet.